¿Cobranza de Facturas vencidas con WhatsApp? ¿como realizarla?
Todo el proceso de Cobranza de facturas vencidas explicado en este artículo forma parte de la experiencia que hemos volcado en el sistema de cobranzasDebitia. Debitia administra carteras de cobranza de diversos tamaños e industrias y permite el uso de estrategias de cobranzas que van a coordinar todo el proceso de cobranza que aquí explicaremos. La utilización y coordinación de los canales de contacto como SMS, mail, WhatsApp esta coordinada en Debitia. La elaboración y envió de mensajes de cobranza por whatsapp también es administrado en Debitia.
Haremos un introducción y definición del la cobranza de facturas vencidas y luego si, explicaremos como realizar la cobranza de facturas vencidas con WhatsApp en un software de cobranzas.
¿Que es la cobranza por WhatsApp? ¿como puede impactar la cobranza de facturas vencidas?
La automatización de las comunicaciones con el cliente se ha convertido en una de las principales estrategias que las instituciones líderes están empleando en cobranzas. En este contexto, una software de cobranzas integrado a WhatsApp, ofrece oportunidades innovadoras para las estrategias de cobranzas ya que ademas de automatizar el envió registra en la bitácora o ficha del cliente todas las gestiones. El Proceso de envío de mensajes de cobranza por WhatsApp se puede realizar desde su cuenta personal o la corporativa.
¿Qué significa cuando una factura está vencida?
Una factura vencida es aquella que está pendiente de pago y su fecha ha quedado fuera del rango temporal acordado entre el cliente y el proveedor para ser saldada. También se consideran facturas vencidas aquellas que no se han pagado y fueron emitidas en el ejercicio anterior.
¿Qué es la cobranza de facturas vencidas y cual es su importancia?
La cobranza de facturas vencidas se define como el dinero que los clientes deben a una empresa por bienes o servicios proporcionados a crédito. En otras palabras, surgen cuando se entrega un producto o servicio y se permite al cliente pagar en un período posterior. Cobro oportuno de pagos: una de las razones principales para administrar las cobranza de facturas vencidas es garantizar el cobro oportuno de los pagos de los clientes. Los pagos retrasados pueden crear problemas de flujo de caja, obstaculizar las operaciones comerciales e incluso provocar dificultades financieras.
¿Que es la cobranza de facturas vencidas?
La cobranza de facturas vencidas tiene por objetivo transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. Por lo que, la cobranza de facturas vencidas, se basa en realizar un proceso ordenado de pasos que nos permitirá organizar el conjunto de acciones, tareas y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de los créditos vencidos.
Definición de la cobranza de facturas vencidas – ¿Que son las cuentas por cobrar?:
La cobranza de facturas vencidas, es el proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por concepto de venta de un producto o servicio. El proceso de cobranza de facturas vencidas incluye:
Administración de documentos, facturas, Pagarés, Valores.
Establecer y utilizar Políticas y Procesos de cobranza de facturas vencidas
Coordinar y utilizar Indicadores de cobranza de facturas vencidas
Medir la administración de cobranza con Reportes de cobranza de facturas vencidas
Utilizar un Proceso o workflow de cobranza de cuentas por cobrar
Gestión de campañas de envio de mails, SMS, WhatsApp
Gestión de pagos digitales integrados
Automatizar el proceso con un sistema de cobranza de cuentas por cobrar
¿Cómo se cobra una factura vencida?
Guía para cobrar facturas vencidas
Comienza por identificar las facturas críticas.
Mantén una comunicación clara y personalizada con tu cartera vencida.
Establece un proceso de seguimiento riguroso.
Recurre a llamadas telefónicas para un contacto más directo.
1. Comienza por identificar las facturas críticas
Identificar las facturas críticas en la gestión de la cartera vencida es esencial para garantizar el éxito en el cobro. Estas facturas representan no solo montos significativos, sino también clientes que han superado los 90 días de mora, lo que aumenta el riesgo de impago.
2. Mantén una comunicación clara y personalizada con tu cartera vencida
Mantener una comunicación clara y personalizada con la cartera vencida es crucial para cultivar relaciones sólidas con los clientes y facilitar el proceso de cobranza.
Por un lado, la claridad en la comunicación asegura que los clientes comprendan de manera precisa los detalles de sus deudas, los plazos y las posibles consecuencias. Mientras que, por otro, la personalización agrega un toque humano al proceso, mostrando empatía hacia la situación financiera del cliente.
3. Establece un proceso de seguimiento riguroso ¡Usa un software de cobranzas para ayudarte!
En primer lugar, la consistencia en los seguimientos demuestra un compromiso firme y persistente por parte de la empresa para resolver las deudas pendientes. Esto envía un mensaje claro de seriedad y profesionalismo, lo cual puede motivar a los clientes a tomar medidas para regularizar sus pagos.
4. Recurre a llamadas telefónicas para un contacto más directo
Las llamadas telefónicas ofrecen un contacto directo y personalizado con el cliente, estableciendo una conexión más humana que los métodos de comunicación escrita. Este enfoque crea una oportunidad para comprender mejor las circunstancias individuales de los clientes y abordar posibles disputas o dificultades financieras de manera inmediata.
Importancia de la cobranza de facturas vencidas
Podemos decir que la importancia de la cobranza de facturas vencidas recae en que es una actividad que permite el mantenimiento de clientes y el crecimiento de cualquier empresa. Asimismo, esta no solo permite recuperar el dinero adeudado por los clientes, sino que también es una oportunidad para generar una cultura de pago responsable y rentabilidad para el negocio.
Aunque muchas veces la cobranza es vista como el paso final en el ciclo de créditos, no debe ser así; puesto que se trata de una parte integral del mismo; del mismo modo, hay que tener presente que durante la cobranza de facturas vencidas, las organizaciones obtienen retroalimentación acerca de sus políticas y actividades específicas, lo que permite que puedan realizar mejoras y ajuste en cada subproceso.
Por otro lado, la cobranza de facturas vencidas también es importante porque puede ser vista como un área de negocio en sí misma; ya que busca generar rentabilidad convirtiendo las pérdidas en ingresos. Esto último se consigue mediante la recuperación de los montos adeudados, así como a través de la fidelización de los clientes, puesto que los clientes satisfechos tenderán a volver a solicitar servicios o productos a la compañía.
Para garantizar la liquidez de la empresa, es necesario tener un control eficiente de estas cuentas y aplicar estrategias adecuadas para minimizar los riesgos de impago o retrasos en el pago de obligaciones.
El manejo eficiente de las cuentas por cobrar se revela como un componente crucial para asegurar la solidez financiera de cualquier empresa. En este contexto, es esencial comprender qué es la cobranza de facturas vencidas y por qué su adecuada gestión es tan fundamental.
Consecuencias de definir mal la gestión de cobranzas
Una mala gestión de cobranza puede llevar a estrategias equivocadas y costosas para tu organización; estos son algunos ejemplos de malas prácticas y sus consecuencias:
La refinanciación, renovación u otorgar nuevos créditos sin que el cliente haya cancelado el anterior; puesto que podría empeorar la situación de la cartera en el corto plazo, en especial si no se parte de un análisis detallado.
Cobrar bienes o artefactos como forma de pago; ya que ocasiona la desorientación del gestor e implica altos costos de almacenaje y administración de los bienes; asimismo, ocasiona que el cliente tenga una percepción errónea del pago de sus obligaciones.
Orientar la cobranza de forma subjetiva; al considerar, por ejemplo, a algunos clientes como pérdida total o apelar a la buena voluntad para que estos paguen.
Optimiza tu gestión de cuentas por cobrar con estas prácticas efectivas
A continuación, compartimos algunas buenas prácticas que te ayudarán a mejorar la gestión de cuentas por cobrar:
1. Toma medidas preventivas
Es mejor tomar medidas que eviten la morosidad a cobrar cuentas atrasadas. Entre estas medidas, puedes considerar las siguientes:
Educa al cliente, previo al desembolso, acerca de todo lo que implica adquirir acceder al crédito que le ofreces.
Establece fechas de pago que sean mutuamente beneficiosas.
Atiende a tiempo las quejas y reclamos; algunos clientes insatisfechos tienden a caer en la morosidad a modo de represalia por algún producto o servicio con el que están inconformes.
Reconoce y premia a los clientes que cumplen puntualmente con sus pagos.
Define si la cobranza se realizará de forma interna o externa; así como las medidas que se tomarán para contar con personal capacitado. Por ejemplo:
Analiza y define el procedimiento de cobranza que realizarás.
Si decides crear una unidad interna de cobranza selecciona y capacita a tu personal.
Evalúa la posibilidad de integrar un software de gestión de cobranza que te permita automatizar procesos y reducir errores. ¡Debitia es una excelente alternativa!
Evalúa integrar un sistema de incentivos para los gestores de cobranza. Podrías brindarles recompensas en base al flujo de recuperación efectiva.
3. Arma una base de datos de tus clientes
El éxito de la gestión de cobranza depende de contar con una base de datos actualizada y ordenada; los sistemas de gestión de cobranza online lo tienen; por lo que, si los implementas, te ayudarán a agilizar y optimizar tus procesos de cobros. Las características del soporte informático de cobranza ideal son:
Que te facilite el monitoreo de clientes y clientes morosos.
Que genere reportes claros y precisos.
Que te brinde un historial de las medidas tomadas.
Que te proporcione diferentes canales de cobranza.
4. Elabora y define bien tus políticas y procesos de gestión de cobranza para recuperar la cartera vencida
Establece políticas para el contacto con el cliente; implementa una estrategia de cobranza segmentada por niveles de riesgos (¡aquí también te puede ser de mucha ayuda un software de cobranza automatizado!). Asimismo, te puede ser útil ofrecer una variedad de opciones de pago.
En resumen, la gestión de cuentas por cobrar es una actividad esencial para cualquier organización, ya que permite el mantenimiento de clientes y el crecimiento del negocio. Además, una adecuada gestión de las cuentas por cobrar puede ayudar a que la organización tenga un flujo de caja saludable que reduzca sus riesgos financieros. Por otro lado, una mala gestión de cobranza puede llevar a estrategias equivocadas y costosas para la organización. Es importante implementar buenas prácticas como acciones preventivas, una buena estrategia de cobranza y una base de datos actualizada y ordenada para mejorar la gestión de cobranza y garantizar el éxito en la recuperación de las cuentas por cobrar.
¿Que son los mensajes de cobranza por whatsapp?
Los mensajes de cobranza por WhatsApp son una forma de comunicación utilizada por las empresas para recordar a sus clientes sobre el vencimiento de una factura o el pago de una deuda. Los mensajes de cobranza por whatsapp son un nuevo canal para administrar la cobranza.
La efectividad de un mensaje de cobranza por WhatsApp dirigido a la recuperación cuentas por cobrar, radica en su capacidad para captar la atención del deudor y motivarlo a tomar acción de manera inmediata. Es esencial que el mensaje sea conciso y directo, evitando abrumar al destinatario con información superflua. Debitia permite elegir las variables del cliente, de deuda, vencimientos y medios de pago, incluso incluir link a portal de clientes con todos los medios de pago disponibles, para que el cliente abone en forma online su deuda.
Al elaborar el mensaje de cobranza por whatsapp, es importante incluir los siguientes elementos:
Identificación clara de la empresa o persona responsable de la cobranza.
Mención del importe adeudado según la factura correspondiente.
Establecimiento de la fecha límite para el pago.
Recomendación de los métodos de pago disponibles, con énfasis en la opción de cobranza por WhatsApp.
Advertencia sobre las posibles repercusiones de no cumplir con el pago dentro del plazo estipulado.
Inclusión de cualquier detalle adicional que pueda persuadir al deudor para que proceda con el pago de manera inmediata.
Ejemplo de mensaje de cobranza por WhatsApp
Estimado {{Name}}, este mensaje es un recordatorio de pago, ya que al dia de hoy se encuentra con una deuda de $ {{ActualDebit}} pendiente de pago Agradecemos pueda ponerse en contacto con nosotros y coordinar el pago correspondiente. Saludo
Ejecutado automáticamente por Debitia y registrado en la bitácora del cliente, generando historia de sus gestiones automáticas. Pudiendo tomarse más variables, como {DueDays}} – Dias en Mora, {{DueDate}} – Fecha de Mora, por ejemplo.
Como vemos, la coordinación entre el armado de los templetes de los mensajes de cobranza, la automatización en el envío y la registración son las tres piezas fundamentales que hacen que esta herramienta se pueda aprovechar correctamente.
Automatice el proceso de cobranza de facturas vencidas con Debitia:
Con Debitia podrás crear estrategias y campañas de cobro de acuerdo a la segmentación de tus clientes por su tipo de riesgo, etapa o el criterio personal que elijas, permitiéndote cobrar mejor y de manera automática. Dispondrás de los indicadores de gestión de empresa en todo momento. Tomar decisiones basadas en datos que permitan hacer crecer tu negocio. Enviar recordatorios de pago a través de email, SMS y mensajes de cobranza por whatsapp y utilizar tu propia web de cobros (portal de clientes) para recaudar los pagos de manera sencilla.
Estamos presentes en México y toda Latinoamérica. Contamos con la experiencia de haber implementado Debitia en Empresas, Telcos, Bancos, Bancos Digitales y Fintech de Crédito en toda América Latina, cumplido con los estándares más altos de seguridad e integridad de la información. No deje los datos sensibles de su empresa en manos de software que no tienen probada experiencia en el mercado.
¿Cuáles son los tipos de cuentas por cobrar?
Las cuentas por cobrar se clasifican en dos tipos: A corto plazo.Las cuentas por cobrar que se pueden exigir en un periodo menor a un año y deben presentarse en la hoja de balance como activos corrientes.A largo plazo
LOS 6 PASOS PARA RECUPERAR LA CARTERA VENCIDA Preguntas que recibimos a diario: ¿Como gestionar…
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La cobranza de facturas vencidas en Debitia que requiere, como se realiza?, lo datos de facturación como los toman. Se puede usar el WhatsApp web para enviar los mensajes de cobranza por whatsapp?
Buenas tardes, la carga de facturas puede ser manual o automatizada mediante una carga desde el ERP, la cobranza de facturas vencidas por WhatsApp, se realiza o bien utilizando mensajes de cobranza por whatsapp, ya sea por medio de el WhatsApp web o el WhatsApp coorportaivo. En todos los casos el sistema tiene templetes de mensajes de cobranza y los ejecuta automáticamente.
Hola Carmen, la estrategia de cobranza que realiza debitia es la coordinación de el envio por distintos canales, por ejemplo, mail, sms, IVR o WhatsApp. En el caso de whatsapp, lo primero es armar los templetes de mensajes de cobranza por whatsapp y luego definir la frecuencia y contenido del mensaje en base a la etapa de gestión de cobranza o caracteristicas particulares de cada cliente, si tiene compromisos pendientes o la razon por la que es contactado
¿la cobranza de facturas vencidas con whatsapp se realiza con el whatsapp web?, el sistema debitia administra las plantillas de cobranza por whatsapp? o se crean y se aprueban afuera
Hola Miguel, la cobranza de facturas vencidas utiliza plantilla de cobranza y no es necesario que la autorice WhatsApp, ya que utilizaras tu whatsapp web, saludos
La cobranza de facturas vencidas en Debitia que requiere, como se realiza?, lo datos de facturación como los toman. Se puede usar el WhatsApp web para enviar los mensajes de cobranza por whatsapp?
Buenas tardes, la carga de facturas puede ser manual o automatizada mediante una carga desde el ERP, la cobranza de facturas vencidas por WhatsApp, se realiza o bien utilizando mensajes de cobranza por whatsapp, ya sea por medio de el WhatsApp web o el WhatsApp coorportaivo. En todos los casos el sistema tiene templetes de mensajes de cobranza y los ejecuta automáticamente.
me interesa entender como realiza las estrategias de cobranza de facturas vencidas por medio de WhatsApp, el sistema Debitia
Hola Carmen, la estrategia de cobranza que realiza debitia es la coordinación de el envio por distintos canales, por ejemplo, mail, sms, IVR o WhatsApp. En el caso de whatsapp, lo primero es armar los templetes de mensajes de cobranza por whatsapp y luego definir la frecuencia y contenido del mensaje en base a la etapa de gestión de cobranza o caracteristicas particulares de cada cliente, si tiene compromisos pendientes o la razon por la que es contactado
¿la cobranza de facturas vencidas con whatsapp se realiza con el whatsapp web?, el sistema debitia administra las plantillas de cobranza por whatsapp? o se crean y se aprueban afuera
Hola Miguel, la cobranza de facturas vencidas utiliza plantilla de cobranza y no es necesario que la autorice WhatsApp, ya que utilizaras tu whatsapp web, saludos