Debitia es el software de cobranza con inteligencia artificial que ordena y automatiza la cobranza de facturas de tu empresa, desde la factura emitida al pago cobrado. No se trata de cobrar más fuerte, sino de cobrar mejor y con orden: Debitia centraliza toda tu cartera para que no se pierda ninguna factura, prioriza cuáles facturas vencidas cobrar primero, ejecuta el seguimiento automático por WhatsApp, email y SMS, y unifica en una sola bitácora todas las gestiones de cada cuenta (mails, llamadas, reclamos y promesas de pago). Esa trazabilidad con valor de expediente no solo te da el control de tu cobranza, también es tu mejor respaldo ante cualquier reclamo. Así, recuperar tus facturas impagas deja de depender de la memoria o la buena voluntad de un gestor, y pasa a estar garantizado por el sistema.
Además, permite la autogestión de pagos, mejora la supervisión del equipo y proporciona análisis en tiempo real, para una gestión de cuentas por cobrar con IA más eficiente y efectiva. Ideal para empresas que buscan mejorar su flujo de efectivo y reducir las cuentas por cobrar incobrables aplicando una cobranza amable. El Sistema de Gestión de Cobranzas Debitia ya automatiza la gestión de cuentas por cobrar con IA en Empresas, Bancos, Telefónicas, Transporte, Retail, Hotelería, Residuos, Petróleo y Estado; si quieres conocernos, agenda una demo.
En la gestión de cobranza corporativa, todo gira alrededor de la factura: cada cuenta por cobrar de un cliente empresa es una factura emitida que espera pago, y el atraso rara vez es falta de dinero, casi siempre es una factura que no coincide con la orden de compra o una aclaración documental pendiente. Por eso gestionar la cobranza corporativa es, en concreto, gestionar facturas vencidas: saber cuáles están por vencer, cuáles ya están pendientes, cuáles se trabaron en una disputa y cuáles se acercan a volverse impagadas incobrables. Debitia centraliza todas tus facturas vencidas y pendientes en un solo lugar, resuelve el circuito documental de cada una y ejecuta la gestión según su antigüedad, para que ninguna factura corporativa quede sin cobrar.
Cómo cobrar facturas vencidas e impagadas: guía paso a paso
Todo el proceso de cobranza de facturas que explicamos en este artículo forma parte de la experiencia que volcamos en Debitia, el software de cobranza que lo automatiza de punta a punta. Debitia administra carteras de todos los tamaños e industrias, coordina los canales de contacto (WhatsApp, email, SMS) en un solo lugar, y ejecuta las estrategias de cobranza que ordenan toda la gestión. La elaboración y el envío de los mensajes de cobranza también se administran desde la plataforma, con cada gestión registrada en la ficha del cliente.
Primero vamos a lo importante: qué es una factura vencida, por qué conviene actuar rápido y cómo recuperarla paso a paso. Después te mostramos cómo hacer la cobranza de facturas por WhatsApp y cómo automatizar todo el proceso para que no dependa de que alguien se acuerde de perseguir cada pago.
Si buscás cómo cobrar facturas impagadas, esta es la guía paso a paso. La idea es aprender a gestionar las facturas no pagadas de forma ordenada, desde cómo hacer un seguimiento con los clientes hasta las vías legales que puedes explorar como último recurso. Cobrar una factura impaga no es cuestión de suerte ni de insistir más fuerte: es cuestión de método, y el método arranca mucho antes de que la factura se venza.
1. Llevá un control claro de ingresos y vencimientos
La mejor forma de organizar el seguimiento es llevar un control claro de los ingresos y vencimientos. Si no sabés con precisión qué factura vence cuándo y cuánto te deben en total, no hay estrategia que funcione. Este es el punto donde la mayoría falla: la cartera vive en un Excel desordenado y las facturas se pierden. El primer paso, entonces, es tener toda la cartera centralizada y visible, con cada vencimiento a la vista.
2. Contá con un sistema de facturación y cobranza robusto
El primer paso para recuperar facturas vencidas automáticamente es contar con un sistema de facturación robusto y seguro, integrado a un software de cobranza que ejecute el seguimiento por vos. La diferencia entre perseguir facturas a mano y recuperarlas en automático está justamente ahí: un sistema que toma cada factura, la prioriza, manda los recordatorios en el momento justo y registra todo, sin depender de que alguien se acuerde.
3. Hacé un seguimiento constante con los clientes
El seguimiento con los clientes es el corazón de la cobranza de facturas. Un recordatorio antes del vencimiento, un contacto amable apenas se atrasa, y una comunicación clara en cada etapa recuperan la enorme mayoría de las facturas impagas sin necesidad de llegar más lejos. La clave es la constancia: el cliente nota cuándo una empresa hace seguimiento serio y cuándo se olvida.
4. Explorá las vías legales solo como último recurso
Cuando una factura no pagada supera los 90 días y el cliente ignora todos los intentos de acuerdo, quedan las vías legales que puedes explorar: la gestión prejudicial (una intimación formal) y, si el costo-beneficio lo justifica, la vía judicial. Pero es el último recurso, caro y lento. Por eso todo lo anterior importa tanto: cuanto mejor sea tu seguimiento temprano, menos facturas llegan a esta instancia. Un buen software te deja el expediente completo de cada gestión listo por si hay que escalar al área legal.
5. Utilizá un sistema de cobranza como Debitia
Todos los pasos anteriores (llevar el control, hacer seguimiento, comunicarte a tiempo, documentar) funcionan, pero tienen un límite: no se pueden sostener a mano cuando tenés volumen. Por eso el paso que multiplica todo lo demás es usar un sistema de cobranza como Debitia, que ejecuta el proceso solo. Debitia centraliza toda tu cartera para que no se pierda ninguna factura, prioriza automáticamente cuáles cobrar primero, manda los recordatorios por WhatsApp, email y SMS en el momento justo, unifica en una sola ficha todo el historial de cada cuenta (mails, WhatsApp, llamadas, reclamos y promesas), y concilia los pagos para detener el seguimiento apenas el cliente abona. Además, le da al gerente la visibilidad en tiempo real de cómo viene la cobranza, y al cliente un portal donde puede pagar y dejar reclamos. Así, recuperar facturas impagas deja de depender de la memoria de nadie y pasa a ser un proceso ordenado que trabaja las 24 horas.
En síntesis, esta guía para controlar facturas impagadas se resume en una idea: cobrar bien es prevenir y hacer seguimiento con método, no correr detrás de la plata cuando ya es tarde. Y ese método, hecho a escala, solo es sostenible con un sistema que lo ejecute solo.
¿Qué es la cobranza de facturas y por qué se te complica?
La cobranza de facturas es el proceso mediante el cual una empresa gestiona el cobro de las facturas que emitió a sus clientes a crédito, desde que la factura se emite hasta que el dinero entra y se concilia. Dicho así suena simple, pero en la práctica la cobranza de facturas se complica por razones muy concretas y muy comunes, que seguramente reconocés: la cartera vive en un Excel donde tarde o temprano se pierde alguna factura, nadie tiene claro qué factura hay que cobrar primero, los mails salen a mano cuando alguien se acuerda, y no hay un lugar único donde ver qué se le mandó a cada cliente y qué respondió.
El resultado es siempre parecido: facturas que se vencen sin que nadie las gestione, seguimiento que depende de la memoria de una persona, y un gerente que no tiene forma de saber cómo viene la cobranza sin pedir un reporte armado a mano. La buena noticia es que ninguno de esos problemas es de falta de esfuerzo: son de falta de sistema. Y eso se resuelve.
Lo que vemos en las empresas (y cómo lo resuelve Debitia)
Después de implementar Debitia en cientos de empresas, los problemas de la cobranza de facturas se repiten. No son problemas de inteligencia artificial ni de nada sofisticado: son cosas básicas que, sin un sistema, se vuelven un dolor de cabeza. Estos son los más comunes y cómo se resuelven:
Lo que vemos en la empresa
Cómo lo resuelve Debitia
La cartera está en un Excel y se pierden facturas. Nadie sabe con certeza cuánto se debe ni desde cuándo.
Debitia centraliza toda la cartera (desde el ERP o importando el Excel) y ninguna factura queda afuera del seguimiento. Ves el total, la antigüedad y el estado de cada una en un solo lugar.
No saben qué factura cobrar primero. Se gestiona por orden de llegada o por intuición.
El sistema prioriza automáticamente las facturas por monto, antigüedad y riesgo, y le arma al gestor la agenda del día: primero lo que más importa y lo que todavía se puede recuperar.
Los mails salen a mano cuando alguien se acuerda, y el seguimiento se cae.
Debitia envía los recordatorios de forma automática por mail, WhatsApp y SMS, en el momento justo de cada etapa, sin depender de que nadie se acuerde. El seguimiento no se cae nunca.
No hay una bitácora unificada. Los mails están en una casilla, los WhatsApp en otro lado, las charlas con la empresa en la cabeza del gestor.
Cada cuenta tiene una ficha única con todo el historial junto: los mails y WhatsApp enviados, las llamadas, los reclamos, las promesas de pago. Cualquiera que abra la cuenta ve la historia completa.
El gerente no ve qué está pasando. Para saber cómo viene la cobranza tiene que pedir un reporte armado a mano.
Debitia le da al gerente tableros en tiempo real: estado de la cobranza, qué está haciendo cada gestor, llamadas, reclamos y evolución de la cartera, sin pedirle nada a nadie.
Tienen una herramienta que solo muestra la cartera. Un tablero lindo con los vencimientos por color, pero el seguimiento lo siguen haciendo a mano.
Ver la cartera no es cobrarla. Debitia no se queda en mostrarte el problema: ejecuta la cobranza. Automatiza los recordatorios, concilia los pagos, tiene portal de pago y ligas de cobro, y unifica la bitácora. Pasás de “ver” a “resolver”.
Como ves, nada de esto es “el cohete a la luna”. Es lo básico bien hecho: ordenar la cartera, priorizar, hacer seguimiento sin fallar, tener todo registrado en un solo lugar y darle visibilidad al que dirige. Eso es lo que de verdad mueve la aguja en la cobranza de facturas, y es lo que Debitia resuelve antes que cualquier otra cosa.
Debitia es el rey de la cobranza de facturas B2B
Donde esto se vuelve más crítico es en la cobranza de facturas entre empresas (B2B). Cuando le cobrás a otra empresa, no estás persiguiendo a una persona que se olvidó: estás coordinando con un área de Cuentas por Pagar que tiene su propio circuito. Ahí la factura muchas veces no se paga por algo concreto y resoluble: no coincide con la orden de compra, falta un remito, hay una nota de crédito pendiente, o el contacto que aprueba está de licencia. Eso no se resuelve mandando más recordatorios, se resuelve teniendo la trazabilidad de cada factura y hablando con la persona correcta.
Debitia está pensado justamente para eso. Simplifica el mundo B2B en lo concreto: cada factura con su estado y su historia, la comunicación dirigida al contacto correcto, el escalamiento cuando una cuenta se traba, y un portal de clientes donde la empresa deudora puede ver sus facturas, pagar en línea y dejar un reclamo o una consulta sin tener que llamar a nadie. Ese portal descomprime la mitad de las idas y vueltas: en vez de perseguir, le das al cliente el lugar para que resuelva solo, y vos ves todo lo que pasa ahí registrado en la ficha de la cuenta.
Mejorar la recuperación de cartera en empresas y gestionar correctamente las facturas vencidas o impagadas no depende únicamente de insistir en el cobro. También requiere un proceso de cobranza ordenado, trazabilidad documental, monitoreo en tiempo real y automatización capaz de reducir errores operativos y acelerar el seguimiento de cuentas por cobrar y las facturas impagas o pendientes de pago. En ese contexto, implementar tecnología especializada en la gestión de cobranza puede marcar una diferencia importante en la eficiencia financiera y en la capacidad de recuperación de deuda comercial.
Debitia es un software de gestión de cobranza corporativo B2B con IA diseñado para ayudar a las empresas a automatizar procesos de cobranza, optimizar workflows y centralizar la gestión de cuentas por cobrar. Gracias a sus funcionalidades de automatización, reportería y seguimiento inteligente, se posiciona como una de las opciones más completas para empresas que buscan la mejor plataforma para automatizar cuentas por cobrar B2B y recuperar sus facturas vencidas. Debitia es un Software de cobranza con conciliación automática: integra tu ERP o CRM sin planillas. Automatiza cobros y reduce hasta 70% tus costos de cobranza con Debitia.
¿Que es la cobranza por WhatsApp? ¿como puede impactar la cobranza de facturas vencidas?
La automatización de las comunicaciones con el cliente se ha convertido en una de las principales estrategias que las instituciones líderes están empleando en cobranzas. En este contexto, una software de cobranzas integrado a WhatsApp, ofrece oportunidades innovadoras para las estrategias de cobranzas ya que ademas de automatizar el envió registra en la bitácora o ficha del cliente todas las gestiones. El Proceso de envío de mensajes de cobranza por WhatsApp se puede realizar desde su cuenta personal o la corporativa.
¿Qué significa cuando una factura está vencida?
Una factura vencida es aquella que está pendiente de pago y su fecha ha quedado fuera del rango temporal acordado entre el cliente y el proveedor para ser saldada. También se consideran facturas vencidas aquellas que no se han pagado y fueron emitidas en el ejercicio anterior.
¿Qué es la cobranza de facturas vencidas y cual es su importancia?
La cobranza de facturas vencidas se define como el dinero que los clientes deben a una empresa por bienes o servicios proporcionados a crédito. En otras palabras, surgen cuando se entrega un producto o servicio y se permite al cliente pagar en un período posterior. Cobro oportuno de pagos: una de las razones principales para administrar las cobranza de facturas vencidas es garantizar el cobro oportuno de los pagos de los clientes. Los pagos retrasados pueden crear problemas de flujo de caja, obstaculizar las operaciones comerciales e incluso provocar dificultades financieras.
¿Que es la cobranza de facturas vencidas?
La cobranza de facturas vencidas tiene por objetivo transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. Por lo que, la cobranza de facturas vencidas, se basa en realizar un proceso ordenado de pasos que nos permitirá organizar el conjunto de acciones, tareas y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de los créditos vencidos.
Definición de la cobranza de facturas vencidas – ¿Que son las cuentas por cobrar?:
La cobranza de facturas vencidas, es el proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por concepto de venta de un producto o servicio. El proceso de cobranza de facturas vencidas incluye:
Administración de documentos, facturas, Pagarés, Valores.
Establecer y utilizar Políticas y Procesos de cobranza de facturas vencidas
Coordinar y utilizar Indicadores de cobranza de facturas vencidas
Medir la administración de cobranza con Reportes de cobranza de facturas vencidas
Utilizar un Proceso o workflow de cobranza de cuentas por cobrar
Gestión de campañas de envio de mails, SMS, WhatsApp
Gestión de pagos digitales integrados
Automatizar el proceso con un sistema de cobranza de cuentas por cobrar
¿Cómo se cobra una factura vencida?
Guía para cobrar facturas vencidas
Comienza por identificar las facturas críticas.
Mantén una comunicación clara y personalizada con tu cartera vencida.
Establece un proceso de seguimiento riguroso.
Recurre a llamadas telefónicas para un contacto más directo.
1. Comienza por identificar las facturas críticas
Identificar las facturas críticas en la gestión de la cartera vencida es esencial para garantizar el éxito en el cobro. Estas facturas representan no solo montos significativos, sino también clientes que han superado los 90 días de mora, lo que aumenta el riesgo de impago.
2. Mantén una comunicación clara y personalizada con tu cartera vencida
Mantener una comunicación clara y personalizada con la cartera vencida es crucial para cultivar relaciones sólidas con los clientes y facilitar el proceso de cobranza.
Por un lado, la claridad en la comunicación asegura que los clientes comprendan de manera precisa los detalles de sus deudas, los plazos y las posibles consecuencias. Mientras que, por otro, la personalización agrega un toque humano al proceso, mostrando empatía hacia la situación financiera del cliente.
3. Establece un proceso de seguimiento riguroso ¡Usa un software de cobranzas para ayudarte!
En primer lugar, la consistencia en los seguimientos demuestra un compromiso firme y persistente por parte de la empresa para resolver las deudas pendientes. Esto envía un mensaje claro de seriedad y profesionalismo, lo cual puede motivar a los clientes a tomar medidas para regularizar sus pagos.
4. Recurre a llamadas telefónicas para un contacto más directo
Las llamadas telefónicas ofrecen un contacto directo y personalizado con el cliente, estableciendo una conexión más humana que los métodos de comunicación escrita. Este enfoque crea una oportunidad para comprender mejor las circunstancias individuales de los clientes y abordar posibles disputas o dificultades financieras de manera inmediata.
Importancia de la cobranza de facturas vencidas
Podemos decir que la importancia de la cobranza de facturas vencidas recae en que es una actividad que permite el mantenimiento de clientes y el crecimiento de cualquier empresa. Asimismo, esta no solo permite recuperar el dinero adeudado por los clientes, sino que también es una oportunidad para generar una cultura de pago responsable y rentabilidad para el negocio.
Aunque muchas veces la cobranza es vista como el paso final en el ciclo de créditos, no debe ser así; puesto que se trata de una parte integral del mismo; del mismo modo, hay que tener presente que durante la cobranza de facturas vencidas, las organizaciones obtienen retroalimentación acerca de sus políticas y actividades específicas, lo que permite que puedan realizar mejoras y ajuste en cada subproceso.
Por otro lado, la cobranza de facturas vencidas también es importante porque puede ser vista como un área de negocio en sí misma; ya que busca generar rentabilidad convirtiendo las pérdidas en ingresos. Esto último se consigue mediante la recuperación de los montos adeudados, así como a través de la fidelización de los clientes, puesto que los clientes satisfechos tenderán a volver a solicitar servicios o productos a la compañía.
Para garantizar la liquidez de la empresa, es necesario tener un control eficiente de estas cuentas y aplicar estrategias adecuadas para minimizar los riesgos de impago o retrasos en el pago de obligaciones.
El manejo eficiente de las cuentas por cobrar se revela como un componente crucial para asegurar la solidez financiera de cualquier empresa. En este contexto, es esencial comprender qué es la cobranza de facturas vencidas y por qué su adecuada gestión es tan fundamental.
Cobrar en tiempo y forma no es solo un tema interno: también hay un marco que regula cómo hacerlo. En México, por ejemplo, la PROFECO protege los derechos del consumidor frente a prácticas de cobro indebidas, y la CONDUSEF regula la cobranza de las entidades financieras. Gestionar tus facturas impagas con un proceso ordenado y documentado no solo mejora tu recupero, también te mantiene dentro de esas reglas.
Consecuencias de definir mal la gestión de cobranzas
Una mala gestión de cobranza puede llevar a estrategias equivocadas y costosas para tu organización; estos son algunos ejemplos de malas prácticas y sus consecuencias:
La refinanciación, renovación u otorgar nuevos créditos sin que el cliente haya cancelado el anterior; puesto que podría empeorar la situación de la cartera en el corto plazo, en especial si no se parte de un análisis detallado.
Cobrar bienes o artefactos como forma de pago; ya que ocasiona la desorientación del gestor e implica altos costos de almacenaje y administración de los bienes; asimismo, ocasiona que el cliente tenga una percepción errónea del pago de sus obligaciones.
Orientar la cobranza de forma subjetiva; al considerar, por ejemplo, a algunos clientes como pérdida total o apelar a la buena voluntad para que estos paguen.
Optimiza tu gestión de cuentas por cobrar con estas prácticas efectivas
A continuación, compartimos algunas buenas prácticas que te ayudarán a mejorar la gestión de cuentas por cobrar y a recuperar las facturas vencidas:
1. Toma medidas preventivas
Es mejor tomar medidas que eviten la morosidad a cobrar cuentas atrasadas. Entre estas medidas, puedes considerar las siguientes:
Educa al cliente, previo al desembolso, acerca de todo lo que implica adquirir acceder al crédito que le ofreces.
Establece fechas de pago que sean mutuamente beneficiosas.
Atiende a tiempo las quejas y reclamos; algunos clientes insatisfechos tienden a caer en la morosidad a modo de represalia por algún producto o servicio con el que están inconformes.
Reconoce y premia a los clientes que cumplen puntualmente con sus pagos.
Define si la cobranza se realizará de forma interna o externa; así como las medidas que se tomarán para contar con personal capacitado. Por ejemplo:
Analiza y define el procedimiento de cobranza que realizarás.
Si decides crear una unidad interna de cobranza selecciona y capacita a tu personal.
Evalúa la posibilidad de integrar un software de gestión de cobranza que te permita automatizar procesos y reducir errores. ¡Debitia es una excelente alternativa!
Evalúa integrar un sistema de incentivos para los gestores de cobranza. Podrías brindarles recompensas en base al flujo de recuperación efectiva.
3. Arma una base de datos de tus clientes
El éxito de la gestión de cobranza depende de contar con una base de datos actualizada y ordenada; los sistemas de gestión de cobranza online lo tienen; por lo que, si los implementas, te ayudarán a agilizar y optimizar tus procesos de cobros. Las características del soporte informático de cobranza ideal son:
Que te facilite el monitoreo de clientes y clientes morosos.
Que genere reportes claros y precisos.
Que te brinde un historial de las medidas tomadas.
Que te proporcione diferentes canales de cobranza.
4. Elabora y define bien tus políticas y procesos de gestión de cobranza para recuperar la cartera vencida
Establece políticas para el contacto con el cliente; implementa una estrategia de cobranza segmentada por niveles de riesgos (¡aquí también te puede ser de mucha ayuda un software de cobranza automatizado!). Asimismo, te puede ser útil ofrecer una variedad de opciones de pago.
En resumen, la gestión de cuentas por cobrar es una actividad esencial para cualquier organización, ya que permite el mantenimiento de clientes y el crecimiento del negocio. Además, una adecuada gestión de las cuentas por cobrar puede ayudar a que la organización tenga un flujo de caja saludable que reduzca sus riesgos financieros. Por otro lado, una mala gestión de cobranza puede llevar a estrategias equivocadas y costosas para la organización. Es importante implementar buenas prácticas como acciones preventivas, una buena estrategia de cobranza y una base de datos actualizada y ordenada para mejorar la gestión de cobranza y garantizar el éxito en la recuperación de las cuentas por cobrar.
¿Que son los mensajes de cobranza por whatsapp?
Los mensajes de cobranza por WhatsApp son una forma de comunicación utilizada por las empresas para recordar a sus clientes sobre el vencimiento de una factura o el pago de una deuda. Los mensajes de cobranza por whatsapp son un nuevo canal para administrar la cobranza.
La efectividad de un mensaje de cobranza por WhatsApp dirigido a la recuperación cuentas por cobrar, radica en su capacidad para captar la atención del deudor y motivarlo a tomar acción de manera inmediata. Es esencial que el mensaje sea conciso y directo, evitando abrumar al destinatario con información superflua. Debitia permite elegir las variables del cliente, de deuda, vencimientos y medios de pago, incluso incluir link a portal de clientes con todos los medios de pago disponibles, para que el cliente abone en forma online su deuda.
Al elaborar el mensaje de cobranza por whatsapp, es importante incluir los siguientes elementos:
Identificación clara de la empresa o persona responsable de la cobranza.
Mención del importe adeudado según la factura correspondiente.
Establecimiento de la fecha límite para el pago.
Recomendación de los métodos de pago disponibles, con énfasis en la opción de cobranza por WhatsApp.
Advertencia sobre las posibles repercusiones de no cumplir con el pago dentro del plazo estipulado.
Inclusión de cualquier detalle adicional que pueda persuadir al deudor para que proceda con el pago de manera inmediata.
Ejemplo de mensaje de cobranza por WhatsApp
Estimado {{Name}}, este mensaje es un recordatorio de pago, ya que al dia de hoy se encuentra con una deuda de $ {{ActualDebit}} pendiente de pago Agradecemos pueda ponerse en contacto con nosotros y coordinar el pago correspondiente. Saludo
Ejecutado automáticamente por Debitia y registrado en la bitácora del cliente, generando historia de sus gestiones automáticas. Pudiendo tomarse más variables, como {DueDays}} – Dias en Mora, {{DueDate}} – Fecha de Mora, por ejemplo.
Como vemos, la coordinación entre el armado de los templetes de los mensajes de cobranza, la automatización en el envío y la registración son las tres piezas fundamentales que hacen que esta herramienta se pueda aprovechar correctamente para realizar la Cobranza de Facturas Vencidas, atrasadas o impagadas
Automatice el proceso de cobranza de facturas vencidas con Debitia:
Con Debitia podrás crear estrategias y campañas de cobro de acuerdo a la segmentación de tus clientes por su tipo de riesgo, etapa o el criterio personal que elijas, permitiéndote cobrar mejor y de manera automática. Dispondrás de los indicadores de gestión de empresa en todo momento. Tomar decisiones basadas en datos que permitan hacer crecer tu negocio. Enviar recordatorios de pago a través de email, SMS y mensajes de cobranza por whatsapp y utilizar tu propia web de cobros (portal de clientes) para recaudar los pagos de manera sencilla.
Estamos presentes en México y toda Latinoamérica. Contamos con la experiencia de haber implementado Debitia en Empresas, Telcos, Bancos, Bancos Digitales y Fintech de Crédito en toda América Latina, cumplido con los estándares más altos de seguridad e integridad de la información. No deje los datos sensibles de su empresa en manos de software que no tienen probada experiencia en el mercado.
Preguntas frecuentes sobre la cobranza de facturas
¿Qué es la cobranza de facturas?
La cobranza de facturas es el proceso mediante el cual una empresa gestiona el cobro de las facturas que emitió a crédito a sus clientes, desde que la factura se emite hasta que el dinero entra y se concilia. Incluye organizar la cartera, priorizar qué factura cobrar, hacer el seguimiento por los distintos canales, registrar cada gestión y conciliar los pagos. Cuando se hace con un software como Debitia, todo ese proceso se automatiza y deja de depender de planillas y recordatorios manuales.
¿Por qué se complica la cobranza de facturas en las empresas?
Por razones muy concretas y comunes: la cartera vive en un Excel donde se pierden facturas, nadie tiene claro qué factura cobrar primero, los mails salen a mano cuando alguien se acuerda, no hay una bitácora única donde ver qué se le mandó a cada cliente y qué respondió, y el gerente no tiene visibilidad de cómo viene la cobranza. No son problemas de falta de esfuerzo, sino de falta de sistema, y por eso se resuelven con un software de cobranza que ordene y automatice el proceso.
¿Cómo mejora Debitia la cobranza de facturas?
Debitia centraliza toda la cartera para que ninguna factura quede sin seguimiento, prioriza automáticamente cuáles cobrar primero por monto, antigüedad y riesgo, y envía los recordatorios solo por WhatsApp, email y SMS. Además, unifica en una sola ficha todo el historial de cada cuenta (mails, WhatsApp, llamadas, reclamos y promesas), le da al gerente tableros en tiempo real para ver qué está pasando, y ofrece un portal donde el cliente paga y deja reclamos. Todo lo básico bien hecho, sin depender de la memoria de nadie.
¿Cómo es la cobranza de facturas B2B con Debitia?
En la cobranza de facturas entre empresas (B2B), el atraso casi nunca es falta de dinero, sino un tema administrativo: una factura que no coincide con la orden de compra, un remito o nota de crédito pendiente, o una aprobación trabada. Debitia gestiona ese circuito: mantiene la trazabilidad de cada factura, dirige la comunicación al contacto correcto de Cuentas por Pagar, escala cuando una cuenta se traba, y ofrece un portal donde la empresa deudora ve sus facturas, paga en línea y deja reclamos. Por eso Debitia es especialmente fuerte en el mundo B2B.
¿Cuáles son los tipos de cuentas por cobrar?
Las cuentas por cobrar se clasifican en dos tipos: A corto plazo.Las cuentas por cobrar que se pueden exigir en un periodo menor a un año y deben presentarse en la hoja de balance como activos corrientes.A largo plazo
Debitia es una innovadora Plataforma de Gestión de Cobranzas en México, diseñada para automatizar y…
Comments (12)
La cobranza de facturas vencidas en Debitia que requiere, como se realiza?, lo datos de facturación como los toman. Se puede usar el WhatsApp web para enviar los mensajes de cobranza por whatsapp?
Buenas tardes, la carga de facturas puede ser manual o automatizada mediante una carga desde el ERP, la cobranza de facturas vencidas por WhatsApp, se realiza o bien utilizando mensajes de cobranza por whatsapp, ya sea por medio de el WhatsApp web o el WhatsApp coorportaivo. En todos los casos el sistema tiene templetes de mensajes de cobranza y los ejecuta automáticamente.
Hola Carmen, la estrategia de cobranza que realiza debitia es la coordinación de el envio por distintos canales, por ejemplo, mail, sms, IVR o WhatsApp. En el caso de whatsapp, lo primero es armar los templetes de mensajes de cobranza por whatsapp y luego definir la frecuencia y contenido del mensaje en base a la etapa de gestión de cobranza o caracteristicas particulares de cada cliente, si tiene compromisos pendientes o la razon por la que es contactado
¿la cobranza de facturas vencidas con whatsapp se realiza con el whatsapp web?, el sistema debitia administra las plantillas de cobranza por whatsapp? o se crean y se aprueban afuera
Hola Miguel, la cobranza de facturas vencidas utiliza plantilla de cobranza y no es necesario que la autorice WhatsApp, ya que utilizaras tu whatsapp web, saludos
Uso una herramienta que me arma un tablero lindo con las facturas por color según el vencimiento. Se ve muy bien, pero igual tengo mucha mora. ¿Por qué no me alcanza?
Buena pregunta, Patricia, y la respuesta es clave: ver la cartera no es cobrarla. Un tablero de colores te muestra el problema (qué factura está vencida y hace cuánto), pero si después el seguimiento lo tenés que hacer vos a mano (mandar los mails, los WhatsApp, anotar las promesas), la herramienta te dejó todo el trabajo pesado. Por eso seguís con mora: tenés una buena foto, pero no una gestión. Lo que recupera facturas es la acción automática: que el sistema mande los recordatorios en el momento justo, registre cada respuesta, ofrezca el enlace de pago y concilie cuando entra la plata. Esa es la diferencia entre un tablero que muestra y un software que cobra. Debitia no se queda en el color de la factura: la gestiona por vos de punta a punta. Si tenés mora con una herramienta visual, el problema no sos vos, es que esa herramienta no cobra, solo muestra.
Le vendemos a otras empresas y muchas facturas se atrasan no porque no quieran pagar, sino porque dicen que la factura no coincide con su orden de compra o que falta un dato. ¿Cómo manejo eso?
Diste justo con el corazón de la cobranza de facturas B2B, Rodrigo. Entre empresas, la factura impaga casi nunca es falta de plata: es un tema del circuito documental, como el que mencionás (la factura no coincide con la orden de compra, falta un complemento, hay una aprobación trabada). Mandar más recordatorios no sirve, porque el cliente pagaría si esa factura estuviera en orden. La estrategia correcta es: detectar la disputa apenas aparece, congelar esa factura puntual mientras se resuelve (sin frenar el resto de la cuenta), y hablar con el contacto correcto de Cuentas por Pagar para destrabarla, escalando si hace falta. Y tener la trazabilidad de cada factura para saber exactamente qué falta. Debitia está pensado para ese circuito B2B: gestiona las disputas, la factura que no matchea la orden de compra y el escalamiento, además de la cobranza masiva. En el B2B, cobrar es ordenar el circuito, no presionar.
Tengo una empresa chica y llevo mis facturas por cobrar en un Excel. El problema es que se me pasan los vencimientos y me doy cuenta tarde de que un cliente ya me debe hace dos meses. ¿Cómo lo soluciono?
Hola Guillermo, es el problema más común que vemos, y no es culpa de falta de esfuerzo, es que el Excel no avisa. Una planilla te muestra los datos, pero no te persigue a vos para que gestiones: dependés de acordarte de mirarla, y en el día a día se pasa. La solución es tener la cartera en un sistema que haga el seguimiento por vos: que te avise cuándo una factura está por vencer, que priorice cuáles cobrar primero y que mande los recordatorios solo. Ahí es donde una herramienta como Debitia cambia el juego respecto al Excel: centraliza todas tus facturas para que ninguna se pierda, y en vez de que vos controles los vencimientos, el sistema los controla y actúa. Dejás de enterarte tarde. El primer paso para recuperar facturas vencidas es dejar de depender de la memoria y pasar a un sistema que no se olvida.
La cobranza de facturas vencidas en Debitia que requiere, como se realiza?, lo datos de facturación como los toman. Se puede usar el WhatsApp web para enviar los mensajes de cobranza por whatsapp?
Buenas tardes, la carga de facturas puede ser manual o automatizada mediante una carga desde el ERP, la cobranza de facturas vencidas por WhatsApp, se realiza o bien utilizando mensajes de cobranza por whatsapp, ya sea por medio de el WhatsApp web o el WhatsApp coorportaivo. En todos los casos el sistema tiene templetes de mensajes de cobranza y los ejecuta automáticamente.
me interesa entender como realiza las estrategias de cobranza de facturas vencidas por medio de WhatsApp, el sistema Debitia
Hola Carmen, la estrategia de cobranza que realiza debitia es la coordinación de el envio por distintos canales, por ejemplo, mail, sms, IVR o WhatsApp. En el caso de whatsapp, lo primero es armar los templetes de mensajes de cobranza por whatsapp y luego definir la frecuencia y contenido del mensaje en base a la etapa de gestión de cobranza o caracteristicas particulares de cada cliente, si tiene compromisos pendientes o la razon por la que es contactado
¿la cobranza de facturas vencidas con whatsapp se realiza con el whatsapp web?, el sistema debitia administra las plantillas de cobranza por whatsapp? o se crean y se aprueban afuera
Hola Miguel, la cobranza de facturas vencidas utiliza plantilla de cobranza y no es necesario que la autorice WhatsApp, ya que utilizaras tu whatsapp web, saludos
Uso una herramienta que me arma un tablero lindo con las facturas por color según el vencimiento. Se ve muy bien, pero igual tengo mucha mora. ¿Por qué no me alcanza?
Buena pregunta, Patricia, y la respuesta es clave: ver la cartera no es cobrarla. Un tablero de colores te muestra el problema (qué factura está vencida y hace cuánto), pero si después el seguimiento lo tenés que hacer vos a mano (mandar los mails, los WhatsApp, anotar las promesas), la herramienta te dejó todo el trabajo pesado. Por eso seguís con mora: tenés una buena foto, pero no una gestión. Lo que recupera facturas es la acción automática: que el sistema mande los recordatorios en el momento justo, registre cada respuesta, ofrezca el enlace de pago y concilie cuando entra la plata. Esa es la diferencia entre un tablero que muestra y un software que cobra. Debitia no se queda en el color de la factura: la gestiona por vos de punta a punta. Si tenés mora con una herramienta visual, el problema no sos vos, es que esa herramienta no cobra, solo muestra.
Le vendemos a otras empresas y muchas facturas se atrasan no porque no quieran pagar, sino porque dicen que la factura no coincide con su orden de compra o que falta un dato. ¿Cómo manejo eso?
Diste justo con el corazón de la cobranza de facturas B2B, Rodrigo. Entre empresas, la factura impaga casi nunca es falta de plata: es un tema del circuito documental, como el que mencionás (la factura no coincide con la orden de compra, falta un complemento, hay una aprobación trabada). Mandar más recordatorios no sirve, porque el cliente pagaría si esa factura estuviera en orden. La estrategia correcta es: detectar la disputa apenas aparece, congelar esa factura puntual mientras se resuelve (sin frenar el resto de la cuenta), y hablar con el contacto correcto de Cuentas por Pagar para destrabarla, escalando si hace falta. Y tener la trazabilidad de cada factura para saber exactamente qué falta. Debitia está pensado para ese circuito B2B: gestiona las disputas, la factura que no matchea la orden de compra y el escalamiento, además de la cobranza masiva. En el B2B, cobrar es ordenar el circuito, no presionar.
Tengo una empresa chica y llevo mis facturas por cobrar en un Excel. El problema es que se me pasan los vencimientos y me doy cuenta tarde de que un cliente ya me debe hace dos meses. ¿Cómo lo soluciono?
Hola Guillermo, es el problema más común que vemos, y no es culpa de falta de esfuerzo, es que el Excel no avisa. Una planilla te muestra los datos, pero no te persigue a vos para que gestiones: dependés de acordarte de mirarla, y en el día a día se pasa. La solución es tener la cartera en un sistema que haga el seguimiento por vos: que te avise cuándo una factura está por vencer, que priorice cuáles cobrar primero y que mande los recordatorios solo. Ahí es donde una herramienta como Debitia cambia el juego respecto al Excel: centraliza todas tus facturas para que ninguna se pierda, y en vez de que vos controles los vencimientos, el sistema los controla y actúa. Dejás de enterarte tarde. El primer paso para recuperar facturas vencidas es dejar de depender de la memoria y pasar a un sistema que no se olvida.