Cuentas por Cobrar

¿Cuentas por cobrar, que es?

La Gestión de cuentas por cobrar tiene por objetivo transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. Por lo que, la Gestión de cuentas por cobrar, se basa en realizar un proceso ordenado de pasos que nos permitirá organizar el conjunto de acciones, tareas y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de los créditos vencidos.

¿Como hacer una buena gestión de cuentas por cobrar? – Medir el  proceso de gestión.

Todo proceso de Gestión de cuentas por cobrar debe ser medido y controlado, por ello es clave utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobranza. Como resultado, en base a estos indicadores o KPI´s de cobranza, poder ajustar la estrategia de gestión de cobranza, ejecuntando un plan de cobro y haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cuentas por cobrar.

La coordinación del proceso de la Gestión de cuentas por cobrar se logra utilizando procesos, metodología y buenas prácticas para hacerla en forma eficiente.

Definición de la Gestión de cuentas por cobrar – ¿Que son las cuentas por cobrar?:

La Gestión de cuentas por cobrar, es el proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por concepto de venta de un producto o servicio. El proceso de Gestión de cuentas por cobrar incluye:

• Gestión de documentos, facturas, Pagarés, Valores
• Establecer y utilizar Políticas y Procesos de gestión de cuentas por cobrar
• Coordinar y utilizar Indicadores de gestión de cuentas por cobrar
• Medir la gestión de cobranza con Reportes de Cobranza
• Utilizar un Proceso o workflow de Gestión de cobro
• Automatizar el proceso con un sistema de Gestión de cuentas por cobrar

Como debemos gestionar las cuentas por cobrar:

• Definir el tipo de deudor
• Hacer un seguimiento personalizado
• Definir políticas, límites.
• Establecer controles, trazabilidad de las gestiones
• Los recursos y equipos
• Utilizar los 4 pilares de la gestión de cuentas por cobrar (abajo)

El principal objetivo o misión es transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. Por esa razón, la Gestión de cuentas por cobrar, se basa en un proceso ordenado de pasos, que deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país, ya que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco.

La utilización de políticas, indicadores y reportes de gestión de cobro, permiten medir el desempeño y son el marco a partir del cual podemos planificar la gestión de cuentas por cobrar y ejecutarla mediante una estrategia de cobranza. Eso permitirá  definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos.

¿Que hemos visto en distintos clientes?

En Debitia hemos volcado mas de 10 años de experiencia y el feedback recibido por clientes en la gestión de cuentas por cobrar y en ayudar a cientos de clientes en toda latinoamerica a organizar su proceso de gestión de cobranza, hemos volcado esa experiencia para realizar esta guía, que podrá utilizar sin importar el tipo de cliente moroso que tenga.

Contamos con clientes en Bancos, telcos, fintechs y Empresas comerciales por supuesto. Esperamos poder ayudarlo a implementar un proceso de cobranza eficiente. Por último,  al final del artículo,le comentamos de que forma estamos ayudando a todo tipo de empresa a gestionar la cobranza.

 ¿Como hacer una buena gestión de cuentas por cobrar?

El proceso de cobranza esta basado en la utilización de un Política de cuentas por cobrar. Es usual utilizar  distintos canales (llamado telefónico, mail, sms, cartas, whatsApp y otros medios) para informarles el estado de sus facturas o créditos, la obligación de pago y ofrecerles opciones de normalización y pago integradas. Por esta razón, el proceso de cobranza busca el equilibrio entre cobrar rápido y mantener la relación con el cliente.

En otra publicación compartimos las ESTRATEGIA DE COBRANZAS  y en otro CLAVES DE UN PROCESO DE COBRANZA EFECTIVA

Coordinación:

Es por eso que debemos incluir en el proceso de cobranza la automatización del envío de Mails, SMS, o WhatsApp dentro de una estrategia integrada y coordinada. Que permita la autogestión de los clientes mediante la utilización de Landing pages y chatbots de whatsapp.

La falta coordinación, de comunicación e integración entre los distintos equipos y áreas de la empresa, sumado al deficiente contacto y uso de los canales digitales con los clientes morosos hace que este proceso sea arduo. Si a esto le sumamos que su equipo puede encuentrarse trabando en forma remota, la coordinación se vuelve fundamental.

¿Como dar soporte a la Gestión de cuentas por cobrar?

Para realizar el proceso de Cobranzas, sugerimos incluir elementos que deberían integrar un proceso de Gestión de Cobranzas. Estos elementos ayudan a organizar las definiciones que luego se utilizarán al momento de definir un proceso de gestión de cobranzas. Es recomendable analizar si actualmente se los esta considerando en el proceso de cobro de deuda.

1- La utilización de políticas, técnicas e indicadores de desempeño son el marco a partir del cual podemos definir la estrategia de cobranza. Nos permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos. Establecer cursos de acción que sean : Predecibles, medibles y controlables.

2- Por lo que, definir y establecer etapas o pasos mediante una Estrategia de Cobranza, permitirá organizar el conjunto de acciones, tareas y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de los créditos vencidos.

3- Establecer y coordinar responsables y recursos que se van a utilizar en la gestión. Establecer los controles, limites y que tendrán los analistas en la gestión y negociación con los clientes.

¿Como organizar las Cuentas por Cobrar? – ¿Cuales son los métodos de cobranza?

Los métodos de cobranza o estrategia de cobranza son el conjunto de acciones que permite Organizar, Coordinar y realizar acciones que permitan hacer la cobranza de la cartera en forma sistematizada. Las métodos o estrategias de gestión de cobranza, deben ser flexibles y tomar en cuenta los recursos que contamos, la forma y los canales con los que interactuamos con el cliente, su vocación de pago y la forma que que la empresa quiere trabajar, que no es otra cosa que su pólitica de cobranzas, la ejecución del plan de cobranza es la base de un proceso de cobranza organizado.

Debemos definir la forma o estrategia, en que queremos contactarlos y la coordinación y seguimiento a las acciones previas. De esta manera, elegir con mayor precisión los canales de comunicación y las soluciones de pago que más se ajusten a sus necesidades.

La estrategia de cobranza define las acciones a aplicar y la coordinación de recursos a utilizar. La utilización de políticas e indicadores de desempeño son el marco a partir del cual podemos definir la estrategia de cobranza. Nos permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos. Permitirá apalancar la cobranza y hacerla efectiva.

Workflow de Gestión de Cobro Omnicanal

Debe lograr que cada persona de su equipo sepa cual es la próxima  gestión a realizar, que el  supervisor pueda evaluar el trabajo que cada uno hace desde su casa y los ayude a ser mas eficientes, corrija las estrategias de cobranzas y le de la posibilidad a los clientes que gestionen desde sus casas administrando los reclamos y ofreciendo medios de pago.

El software de Cobranza Debitia,  le permitirá definir y establecer etapas o pasos mediante una Estrategia de Cobranza, le permitirá organizar el conjunto de acciones, tareas y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de los créditos vencidos, ahorrando timpos y costos innecesarios.

Sugerimos la lectura de un artículo dedicado a  la ESTRATEGIA DE COBRANZA

¿Aún realiza  la Gestión de cuentas por cobrar con Excel?

El Programa de Cobranza Debitia, permite la Gestión de cuentas por cobrar con excel. Esto es organizar el Proceso de Gestión de cuentas por cobrar en un sistema o software de cobranza, pero integrando al excel en la reporteria o en sus macros en forma online.

¿Gestionas cobranzas con Excel? con debitia puedes usar tu información en tiempo real y hacer reportes con Excel.

El sistema de cuentas por cobrar se encargará de organizar todo el proceso de gestión de cobranza utilizando un conjunto de estrategias, técnicas y metodos eficientes a fin de reducir los plazos de cobro y el costo asociado al proceso de recuperación de la cartera de Cobranza. En excel expondra en forma online la información que le permita tomar decisiones mediante resportes de gestión de cobranza ad hoc.

Por lo que el Programa de Cobranza Debitia, le permitirá analizar mediante excel en forma online toda la información y le va a permitir definir las acciones, tareas de su equipo de cobranza permitiendo la coordinación de recursos y programa la gestion de cuentas por cobrar.

Utilice un programa que permita la Gestión de cuentas por cobrar con excel:

• Sumar el análisis en excel a la gestión de cuentas por cobrar de Debitia.
• Organizar indicadores de Gestión de cuentas por cobrar en excel.
• Utilizar el Dashboard de cuentas por cobrar en excel que ya utiliza, integrado a Debitia.
• Realizar el control del pago de las cuotas y verlo en excel.
• Utilizar reportes standard de Debitia y un dashboard de Gestión de cuentas por cobrar online en excel.
• Realizar el control de credito y cartera actualizado en excel con nuestra api de Gestión de cuentas por cobrar.
• Disponer de nuestro Chatbot de Gestión de cuentas por cobrar en WhatsApp

NUESTRA PROPUESTA:

Disponibilizar un Software para Cobranza y ayudarlo a utilizar las mejores prácticas y estrategias de Gestión de Cuentas por Cobrar. Recuperar su dinero, coordinar y supervisar su equipo de trabajo, aun gestionando en forma remota. Coordinar una estrategia que incluya canales digitales, ChatBots en WhatsApp, mail, SMS, en forma integrada y efectiva.

Ya ayudamos a Empresas, Telcos, Bancos, Bancos Digitales y Fintech de Crédito en toda América Latina.

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