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¿Administración de Cuentas por Cobrar con WhatsApp? ¿como realizarla?

Todo el proceso de Administración de cuentas por cobrar explicado en este artículo forma parte de la experiencia que hemos volcado en el sistema de cobranzas Debitia. Debitia administra carteras de cobranza de diversos tamaños  e industrias y permite el uso de estrategias de cobranzas que van a coordinar todo el proceso de cobranza que aquí explicaremos. La utilización y coordinación de los canales de contacto como SMS, mail, WhatsApp esta coordinada en Debitia. La elaboración y envió de mensajes de cobranza por whatsapp también es administrado en Debitia.

Haremos un introducción y definición del la administración de cuentas por cobrar y luego si, explicaremos como realizar la administración de cuentas por cobrar con WhatsApp en un software de cobranzas.

¿Que es la cobranza por WhatsApp? ¿como puede impactar la administración de cuentas por cobrar?

La automatización de las comunicaciones con el cliente se ha convertido en una de las principales estrategias que las instituciones líderes están empleando en cobranzas. En este contexto, una software de cobranzas integrado a WhatsApp, ofrece oportunidades innovadoras para las estrategias de cobranzas ya que ademas de automatizar el envió registra en la bitácora o ficha del cliente todas las gestiones. El Proceso de envío de mensajes de cobranza por WhatsApp se puede realizar desde  su cuenta personal o la corporativa.

¿Qué son las cuentas por cobrar y cual es su importancia?

Las cuentas por cobrar se definen como el dinero que los clientes deben a una empresa por bienes o servicios proporcionados a crédito. En otras palabras, surgen cuando se entrega un producto o servicio y se permite al cliente pagar en un período posterior. Cobro oportuno de pagos: una de las razones principales para administrar las cuentas por cobrar es garantizar el cobro oportuno de los pagos de los clientes. Los pagos retrasados ​​pueden crear problemas de flujo de caja, obstaculizar las operaciones comerciales e incluso provocar dificultades financieras.

Administración de Cuentas por Cobrar en seis pasos:

La Administración de cuentas por cobrar puede realizarse en seis pasos fundamentales:

1. Identificación de deudores, procesamiento de la información,donde se realiza una exhaustiva revisión de los registros y documentos que permiten identificar a los clientes que tienen una deuda pendiente.
2.  Segmentación de los clientes en etapas de gestión.
3. Definir la estrategia de cobranza, los canales digitales de contacto y las herramientas del equipo de gestión.
4. Comunicación con los deudores, a través de diferentes vías como llamadas telefónicas, correos electrónicos , mensajes de cobranza por whatsapp. Es importante mantener una comunicación clara y precisa para informar al deudor sobre su deuda y las consecuencias de no cumplir con los pagos.
5. Gestión y negociación de pagos, donde se busca llegar a acuerdos con los deudores para establecer formas de pago que sean adecuadas para ambas partes. Se pueden ofrecer opciones como planes de pago, descuentos o incluso la reestructuración de la deuda. En esta etapa es fundamental ser flexible y buscar soluciones que permitan recuperar la deuda de manera efectiva.
6. Análisis del proceso de cobranza, mediante tableros y reportes. Permite ajustar la estrategia de cobranza y ejecutar un proceso de supervisión sobre el equipo que esta gestionando y contactando a los clientes en mora.

¿Que son los mensajes de cobranza por whatsapp?

Los mensajes de cobranza por WhatsApp son una forma de comunicación utilizada por las empresas para recordar a sus clientes sobre el vencimiento de una factura o el pago de una deuda. Los mensajes de cobranza por whatsapp son un nuevo canal para administrar la cobranza. 

La efectividad de un mensaje de cobranza por WhatsApp dirigido a la recuperación cuentas por cobrar, radica en su capacidad para captar la atención del deudor y motivarlo a tomar acción de manera inmediata. Es esencial que el mensaje sea conciso y directo, evitando abrumar al destinatario con información superflua. Debitia permite elegir las variables del cliente, de deuda, vencimientos y medios de pago,  incluso incluir link a portal de clientes con todos los medios de pago disponibles, para que el cliente abone en forma online su deuda.

Al elaborar el mensaje de cobranza por whatsapp, es importante incluir los siguientes elementos:

1. Identificación clara de la empresa o persona responsable de la cobranza.
2. Mención del importe adeudado según la factura correspondiente.
3. Establecimiento de la fecha límite para el pago.
4. Recomendación de los métodos de pago disponibles, con énfasis en la opción de cobranza por WhatsApp.
5. Advertencia sobre las posibles repercusiones de no cumplir con el pago dentro del plazo estipulado.
6. Inclusión de cualquier detalle adicional que pueda persuadir al deudor para que proceda con el pago de manera inmediata.

Como vemos, la coordinación entre el armado de los templetes de los mensajes de cobranza, la automatización en el envío y la registración son las tres piezas fundamentales que hacen que esta herramienta se pueda aprovechar correctamente.

Automatice el proceso de Administración de cuentas por cobrar con Debitia:

Con Debitia podrás crear estrategias y campañas de cobro de acuerdo a la segmentación de tus clientes por su tipo de riesgo, etapa o el criterio personal que elijas, permitiéndote cobrar mejor y de manera automática. Dispondrás de los indicadores de gestión de empresa en todo momento. Tomar decisiones basadas en datos que permitan hacer crecer tu negocio. Enviar recordatorios de pago a través de email, SMS y mensajes de cobranza por whatsapp y utilizar tu propia web de cobros (portal de clientes) para recaudar los pagos de manera sencilla.

Estamos presentes en México y toda Latinoamérica.  Contamos con la experiencia de haber implementado Debitia en Empresas, Telcos, Bancos, Bancos Digitales y Fintech de Crédito en toda América Latina, cumplido con los estándares más altos de seguridad e integridad de la información. No deje los datos sensibles de su empresa en manos de software que no tienen probada experiencia en el mercado.