El Proceso de Gestión de Cobro

Proceso de Gestión de Cobro Eficiente

El proceso de Gestión de Cobro eficiente tiene por mision transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. El proceso de Gestión de Cobro eficiente, se basa en un proceso ordenado de pasos o etapas , que deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país, ya que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco. Todo proceso de Gestión de Cobro debe ser medido y controlado, por ello es clave utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobro. Como resultado, en base a estos indicadores o KPI´s de cobro, poder ajustar la estrategia de cobro, ejecuntando un plan de cobro y haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobro.

¿Como organizar el Proceso de Gestión de cobro?

La gestión de cobros es un proceso fundamental en toda empresa, por lo que utilizar una metodología y procesos de Gestión de Cobros es es la forma de realizar el Proceso de Cobro en forma profesional y ordenada para administrar el cobro de deudas. Definir y establecer pasos y etapas mediante el uso de una Metodología y un Proceso de Gestión de Cobro, permitirá organizar el conjunto de acciones, tareas y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de los créditos vencidos.

La utilización de Póliticas, Indicadores y Reportes permiten organizar el proceso de Gestión de Cobro y recuperar la cartera vencida:

La utilización de políticas, indicadores y reportes de la Gestión de Cobro,  permite medir el desempeño y son el marco a partir del cual podemos planificar la gestión de cobro y ejecutarla mediante una estrategia de cobranza. Nos permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos. Establecer cursos de acción que sean : Predecibles, medibles y controlables. Por lo que, definir y establecer etapas o pasos mediante una Estrategia de Cobro permitirá hacer eficiente el proceso de gestión de cobro.

Para realizar un Proceso de Gestión de Cobro organizado recomendamos:

• Organizar y gestionar la información relevante de deudas para agilizar el cobro.
• Definir las Políticas, Técnicas, Procesos y Reportes de cobro mediante un plan de cobro.
• Automatizar el proceso de contacto con el cliente mediante un Sistema de Gestión de Cobro.
• Organizar y coordinar mediante un proceso, a nuestro equipo de trabajo, para facilitar la recuperación de la cartera de cobro.
• Coordinar mediante un proceso las acciones y negociaciones que aplicaremos sobre los clientes morosos.
• Darle herramientas al equipo de gestión, basado en un plan y una estrategia de cobros.
• Utilizar reportes de cobranza basados en indicadores o KPI´s de cobranza poder medir y ajustar el proceso y la estrategia de cobros.

¿Como hacer el proceso de Gestión de Cobro en forma eficiente?

En Debitia hemos volcado mas de 10 años de experiencia y el feedback recibido por clientes en la gestión de cobro, en ayudar a cientos de clientes en toda latinoamerica, hemos volcado esa experiencia para realizar esta guía, que podrá utilizar sin importar el tipo de cliente moroso que tenga. Sea mayorista, minorista o del tipo comercial o financiero. Contamos con clientes en Bancos, telcos, fintechs y empresas comerciales por supuesto. Esperamos poder ayudarlo a implementar un proceso de cobranza eficiente. Por último,  al final del artículo, le comentamos de que forma estamos ayudando a todo tipo de empresa a gestionar la cobranza.

Las 5 etapas para realizar el Proceso de Gestión de Cobros eficiente:

1. Organizar el proceso y análisis de la información de gestión de cobros, validar la información posteriormente.
2. Segmentar de la cartera de cobros y organizar la gestión de clientes mediante un plan de cobros
3. Definir y automatizar la estrategia de cobros y de contacto a los clientes mediante un proceso de avisos digitales.
4. Ejectar la campaña de contacto, basado en la estrategia pre definida de cobro, de acuerdo al plan de cobro
5. Realizar un control del proceso, medir y controlar la gestion del equipo y ajustar el Proceso de Gestión de Cobros.

¿Como coordinar y realizar el proceso de Gestión de Cobro eficiente?

El proceso Gestiónde Cobro eficiente, se logra coordinando el equipo de trabajo, con el conjunto de acciones y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de créditos o deuda vencidos. La base del Proceso de Gestión de Cobro es la coordinación. Es por eso que debemos automatizar el envío de mails, SMS, o WhatsApp dentro de una estrategia integrada y coordinada, controlada por un plan de cobro. Que permita la autogestión de los clientes mediante la utilización de Landing pages y chatbots de whatsapp

La falta coordinación, de comunicación e integración entre los distintos equipos y áreas de la empresa, sumado al deficiente contacto con los clientes morosos hace que el Proceso de Gestión de Cobro sea arduo. Si a esto le sumamos que su equipo se encuentra trabando en forma remota, coordinar la cobranza mediante un proceso organizado, se vuelve fundamental.

El margen para perfeccionar el proceso de gestión de cobro es muy grande, organizarlo nos permitirá lograr un proceso de Gestión de cobro efectivo.

La claves es ejecutar el Proceso de Gestión de Cobro mediante etapas

En la medida en que la intención de pago disminuye, también se reduce la posibilidad de recobrar la deuda. En consecuencia, las acciones de cobro deben ser más fuertes y de mayor impacto. Es necesario utilizar campañas de acciones y mensajes para incentivar al cliente a que pague la deuda o servicio impago, ofreciéndole la posibilidad de pagar e informar si ha tenido problemas con el servicio, atención o producto.

Lo que recomendamos es coordinarlos y administrarlos de forma de armar un proceso de gestión de cobro efectivo

Muchas veces un problema en el proceso comercial, de entrega o aceptación del servicio entorpece el proceso de cobro. Los canales de comunicación deben permitir una iteraccion con el cliente de forma de resolver cualquiera de estos eventos que entorpecen el cobro. La Gestión y Negociación personal permiten coordinar los cursos de acción y los pasos para llevar al clientes por el camino de llamada, contacto, compromiso y pago. El proceso de gestión de cobro tiene que respetar la particularidad de cada industria y el tipo de clientes con los que interactúa la empresa.

Las 5 Etapas para realizar un Proceso de Gestión de Cobro Eficiente:

1. Procesar y análizar la información de cobro, organizar y validar la información

   • Disponer de una política domumentada. Nos permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos
   • Ese procedimiento debe ser conocido y utilizado por el área de cobranzas
   • El proceso de cobranza se inicia en el momento que se emite la factura
   • La política debe incluir un proceso previo de análisis crediticio
   • La validación de datos de facturación, con los detalles que eviten la impugnación
   • Incluir un proceso de aceptación de la factura
   • Tener el OK de el proceso comercial de orden de pagocon una orden de compra previa
   • Especificar los medios de pago y su recepción.

2.  Segmentar de la cartera de cobro. Organizar los clientes a gestionar

   • El equipo de gestión y las acciones automáticas de contacto se deben concentrar en los clientes que mas impacto tendran para el cobro
   • La segmentación es el paso previo a interactuar con nuestros clientes, es un paso muy importante debido a que la estrategia de gestión de cobro,  la aplicaremos sobre los clientes previamente segmentados.

3.  Definir y automatizar  la estrategia de contacto, de avisos y reclamos con los canales y la priorización de contacto de los clientes para realizar un cobro eficiente.

   • La estrategia de cobro permite definir las acciones a aplicar en cada segmento o etapa de gestión
   • Los clientes van evolucionando en las distintas etapas de gestión y los recursos se van a ir asignando para maximizar la gestión en cada una de ellas, minimizando los costos a fin de realizar una asignación inteligente de los recursos.
   • Debemos comenzar analizando los recursos con los que contamos pues definen el marco de gestión y su alcance
   • Los canales de comunicaciones con los que disponemos
   • Automatizar los canales digitales, coordinando SMS, mail, chatbot de WhatsApp.
   • Utilizar las llamadas personales como complemento

4. Ejectar la campaña de contacto, basado en la estrategia pre definida

   • Eligiendo los canalas en que queremos contactarlos y la coordinación y seguimiento a las acciones previas.
   • De esta manera, elegir con mayor precisión los canales de comunicación y las soluciones de pago que más se ajusten a sus necesidades.
   • Contactar a los clientes por distintos canales coordinados, automatizados, incluyendo chatbots de WhatsApp y llamadas telefónicas.
   • Gestionar con todos lo canales de contacto en forma omnicanal, respetando el plan de cobro
   • Que incluya las llamadas teleónicas en base al status de cada cliente y las prioridades en la cobranza
   • Controlar el plan de cobro de acuerdo a la definición estrategica.

5. Realizar un control del proceso, medir y controlar la gestion del proceso de Gestión de Cobro

   1. Todo proceso de cobranzas debe ser medido y controlado
   2. Utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobro.
   3. En base a estos indicadores o KPI´s de cobranza poder ajustar la estrategia de cobro
   4. Haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobro.

NUESTRA PROPUESTA:

Ayudarlo a realizar el proceso de Gestión de Cobro, utilizar las mejores prácticas y estrategias de Gestión de Cobros. Recuperar su dinero, coordinar y supervisar su equipo de trabajo, aun gestionando en forma remota. Coordinar una estrategia y plan de cobro que incluya canales digitales, ChatBots en WhatsApp, mail, SMS, en forma integrada y efectiva. Mediante un proceso de rápida adopción.

Ya ayudamos a hacer el proceso de cobro en empresas comerciales, empresas de telecomunicaciones, Bancos, Bancos Digitales y Fintech de Crédito en toda América Latina.

El software para Gestión de Cobro Debitia, le permitirá organizar su proceso de cobranza eficiente, definir y establecer etapas o pasos mediante una Estrategia de Cobranza, permitirá organizar el conjunto de acciones, tareas y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de los créditos vencidos.

Medir y mejorar las etapas de el proceso de Gestion de Cobro:

Todo Proceso de Gestión de Cobro debe ser medido y controlado, por ello es clave utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobranzas. En base a estos indicadores o KPI´s de gestión de cobro, poder ajustar el proceso y la estrategia de cobro, haciendo eficiente el trabajo y la coordinación del equipo de gestión de cobro.

Con nuestro Sistema de Gestión de Cobro realizará el recupero de su cartera mediante un proceso eficiente, organizando el proceso de recuperación de la cartera de cobranza vencida:

• Automatizar la gestión de cobro con un sistema autónomo.
• Organizar el proceso de recuperación de la cartera de cobranza vencida
• Contactar con inteligencia previa a sus clientes.
• Interactúar con ellos y ahorrar permitiendo la autogestión mediante chatbots o portal de clientes.
• Coordinar los canales digitales de contacto mediante estrategias de cobros preestablecidas, recurrentes y automáticas.
• Aplicar las políticas de cobro pre definidas, basadas en un proceso de cobro parametrizable
• Automatizar la estrategia de cobros y el trabajo remoto.
  • Estableciendo el orden y la priorización de los cobros.
  • La distribución de tareas de gestión de cobro.
  • La supervisión de sus colaboradores.
  • Medir la gestión individual mediante tableros y reportes de cobro.

LO ESPERAMOS EN NUESTRA PAGINA (CLICK  EN LA FOTO DE ABAJO)

Se requiere la Coordinacion de Metodología y Procesos de Gestión de Cobros.

Debemos utilizar y aplicar una Metodología y Procesos de Gestión de cobro. Coordinando la utilización de metodología y procesos de gestión de cobranzas. Software de cobranzas.