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¿Como hacer el Proceso de Cobranza Eficiente en su Empresa?

¿Que es el Proceso de cobranza eficiente o efectiva?, ¿Como hacer el proceso de cobranza eficiente o efectiva?:

El proceso de cobranzas eficiente o efectiva tiene por misión transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa. Por esta razón,  el proceso de Cobranzas eficiente o efectiva, se basa en un proceso ordenado de pasos o etapas , que deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país, ya que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco.

Definición de el proceso de cobranza ¿que es el proceso de cobranza?

El proceso de cobranza se define como el proceso formal para contactar a los clientes morosos y tramitar el pago de una cuenta por concepto de la compra de un producto o servicio. Generalmente el proceso de cobranzas esta basado en la utilización de un Política de Cobranza. Es usual utilizar  distintos canales (llamado telefónico, mail, sms, cartas, whatsApp y otros medios) para informarles el estado de sus facturas o créditos, la obligación de pago y ofrecerles opciones de normalización y pago integradas. El proceso de cobranza busca el equilibrio entre cobrar rápido y mantener la relación con el cliente.

El proceso de Cobranza, también puede definirse como un conjunto de actividades que se llevan a cabo para garantizar el pago de las deudas de manera oportuna. 

El proceso de Cobranza eficiente, se logra coordinando el equipo de trabajo, con el conjunto de acciones y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de créditos o deuda vencidos. Generalmente el proceso de cobranzas esta basado en la utilización de un Política de Cobranzas, que delimitan el proceso de cobranzas. El plan de cobranza organiza el proceso de cobranza en forma eficiente. El proceso de cobranzas es fundamental para cualquier negocio, ya que permite recuperar los pagos pendientes de los clientes.

Para organizar el proceso de cobranza debe incluir la coordinación de los siguientes elementos:

El proceso de cobranza incluye:

• Proceso y carga de documentos, facturas, pagares, valores de cobranza
• Definición de los planes, métodos, políticas y estrategias de cobranza.
• Definición de Indicadores de cobranza, reportes y KPI´s de referencia
• Definición de las etapas de la cobranza
• Reportes de rendimiento y control sobre los métodos y estrategias de cobranzas.
• Proceso o workflow del proceso de cobranza, que coordina la gestión de cobranzas
• Coordinación y Ejecución del envio de mails, SMS y WhatsApp con mensajes de cobranza de whatsApp personalizados

¿Que son las etapas del Proceso de Cobranza? ¿como se definen?

Se define a las etapas de cobranza como un conjunto de estrategias que una empresa implementa para asegurar que los clientes o deudores cumplan con sus obligaciones financieras y paguen sus facturas o deudas a tiempo Las etapas de cobranza son un elemento fundamental dentro del proceso de la gestión de cobranza, una efectiva gestión de cobranza contribuye significativamente a mantener un flujo de caja constante en la empresa. El proceso de cobranzas mediante las etapas, permite agrupar a los clientes según distintos criterios.

Los criterios de agrupación pueden variar según la empresa, tipo de cliente, industria, score de crédito o el criterio que elija el gestor de la cartera de cobranza. Usualmente se utilizan como criterios de el AR aging o vencimiento mas antiguo de los documentos en deuda. Otro criterio es evaluar en que lugar del proceso de cobranza se encuentra el deudor, esto es relacionado al estado de su contacto. Etapas de la cobranza basado en Aging, supondrá una forma de gestión para cada etapa, es decir el proceso de cobranza, las estrategias y los canales de comunicación cambiaran para cada una de las etapas.

Definición de Tipos de Cobranza Según quien realiza el procedimiento de cobranza:

Se define a los los tipos de cobranza en base al las estrategias y procedimientos utilizados para recuperar deudas pendientes de clientes morosos. Estos pueden variar según la antigüedad de la factura, el tipo de negocio, políticas de venta y recursos tecnológicos disponibles. Los tipos de cobranza se dividen en tipo de cobranza preventiva, administrativa y judicial.

Cada tipo de cobranza tiene su propio objetivo, estrategia  y procedimiento, adaptados a las necesidades específicas de la empresa y los clientes. La cobranza preventiva se enfoca en prevenir la morosidad, la cobranza administrativa se utiliza para gestionar deudas tempranas y la cobranza judicial es la última instancia para recuperar deudas pendientes.

Los tres tipos de cobranza relacionados al procedimiento de cobranza son:

1. Tipo de Cobranza Preventiva: Se enfoca en prevenir la morosidad y mantener actualizado al cliente sobre su deuda. Se realiza antes de la fecha de vencimiento de la deuda y busca mantener las finanzas de la organización seguras.
2. Tipo de Cobranza Administrativa: Se utiliza para gestionar el cobro de deudas que aún no han caído en moras o que tienen una mora temprana. Generalmente, se entiende como cobranza administrativa aquella que se encarga de cuentas que, como máximo, tienen 90 días de retraso.
3. Tipo de Cobranza Judicial: Es la última instancia para recuperar el producto de las ventas a crédito o plazos. Se utiliza cuando los deudores no responden a las medidas extrajudiciales y se requiere la intervención de un tribunal para recuperar la deuda.

Los tipos de gestión de cobranza pueden dividirse según su antiguedad: cobranza preventiva, cobranza administrativa, cobranza extrajudicial y cobranza judicial.

¿Cuándo se inicia el Proceso de Cobranzas?

El proceso de cobranzas, se inicia cuando la obligación queda en mora y el deudor no paga lo adeudado pese a haberse realizado la notificación de requerimientos de pago, así la empresa toma la decisión de iniciar el proceso buscando garantizar el pago de los valores adeudados, a través del proceso de cobranza.

Objetivos del proceso de cobranzas

La cobranza es el proceso mediante el cual se busca obtener el pago acordado por bienes o servicios proporcionados. Su objetivo principal es cerrar el ciclo de ventas al asegurar que los pagos se realicen en los plazos y términos establecidos. El proceso de cobranzas tiene como objetivo principal recuperar las deudas pendientes de manera eficiente y en el menor tiempo posible.

¿Cuáles son los objetivos del área de cobranza?

Entre los objetivos de la cobranza se encuentran: Mantener una cartera sana y enfocar esfuerzos en la gestión preventiva. Recuperar la mayor cantidad de deudas pendientes de pago. Obtener los pagos sin atentar contra las leyes y regulaciones de cobranza vigentes, en el país.

Importancia del proceso de cobranza en una empresa

Como hemos mencionado antes, una adecuada gestión de cobranzas es necesaria para que la empresa goce de liquidez para pagar sus costos operativos y continuar en funcionamiento. El aumento del porcentaje de deudas atrasadas es un indicador de una mala gestión de las cobranzas, y una señal de alarma para la empresa, ya que, si no obtiene los pagos, tendrá problemas para pagar las facturas a sus propios proveedores y trabajadores, entre otros gastos empresariales.

Cómo implementar un proceso de cobranzas efectivo

La base para el desarrollo de un proceso de cobranza eficiente es la definición de una estrategia de cobranza que pueda medirse y controlarse. En ese sentido, es importante establecer tanto una política de cobranzas como los indicadores que permitan un mejor control de las operaciones de esta área y las acciones de la cartera de cuentas por cobrar. ¿Qué es una estrategia de cobranza? La estrategia de cobranza puede definirse como el conjunto de procedimientos y métodos de cobranza que empleemos con el objetivo de recuperar la cartera vencida o por vencer.

A esto deberíamos sumar la implementación de un área enfocada netamente en cobranzas, la cual cuente con las herramientas necesarias para una gestión eficiente. En este punto, resulta sumamente útil la implementación de Los pasos para hacer el proceso de cobranza en forma eficiente o efectiva

¿Como hacer el Proceso de Cobranza Eficiente en su Empresa?

Para hacer el proceso de cobranzas eficiente en su empresa, se requiere seguir un proceso de cobranzas con los siguientes  pasos:

1- Definición y Utilización de políticas de cobranzas:

Es crucial implementar políticas de cobranza en cualquier empresa o entidad financiera debido a que proporcionan un marco estructurado para gestionar y recuperar deudas pendientes de manera eficiente. Definimos las políticas de cobranza como el mapa estratégico de una empresa para gestionar los pagos pendientes. En ese escenario, se plantean como directrices claras y justas que establecen cómo vamos a abordar las cuentas por cobrar.

Estas políticas definen los procedimientos y estrategias que se deben seguir para garantizar que los pagos se realicen a tiempo, minimizando así los riesgos financieros y manteniendo la salud económica de la organización. Además, las políticas de cobranza ayudan a establecer límites claros y plazos específicos para los clientes, fomentando la transparencia y la confianza en la relación comercial.

Estas políticas de cobranza consisten en un conjunto de normas y procedimientos que especifican cómo gestionar los créditos y asegurar el pago efectivo de los clientes.

Un ejemplo de política de cobranza podría incluir la emisión de recordatorios de pago a clientes con facturas vencidas, seguido de una serie de escalonamientos en las comunicaciones, como llamadas telefónicas y notificaciones por correo electrónico, antes de recurrir a medidas más severas, como la intervención de agencias de cobranza.

2- Automatización del Proceso de cobranzas:

Utilizar herramientas y software especializados en la automatización de la cobranza, como el Sistema de cobranzas Debitia, que permite coordinar y ejecutar un proceso de gestión de cobranza automatizado. Esto incluye contactar con inteligencia previa a los clientes, interactuar con ellos a través de diversos canales digitales, aplicar políticas y negociaciones definidas, y automatizar la estrategia de cobranzas y el trabajo remoto. Automatizar las cobranzas implica la aplicación de tecnologías y sistemas que agilizan y optimizan la gestión de los pagos, reduciendo la intervención humana y minimizando posibles errores. Esta práctica no solo aumenta la velocidad en la recuperación de deudas, sino que también mejora la precisión en el seguimiento de los pagos pendientes y las fechas de vencimiento.

Un ejemplo claro de automatización de cobranzas incluye el uso de software especializado en cobranzas que envíe recordatorios de pago de manera automática, gestione la emisión de facturas electrónicas y realice el seguimiento de las cuentas por cobrar en tiempo real.

3- Organización, Coordinación y segmentación de la cartera:

Organizar el proceso de cobranza automatizado implica establecer un orden y priorización en la distribución de tareas, supervisar a los colaboradores y medir la gestión individual mediante tableros y reportes. La coordinación de las tareas con un equipo distribuido es un desafío importante, por lo que es crucial establecer estrategias claras y efectivas para garantizar la eficiencia en la gestión de cobranza. Al automatizar la cobranza, se puede enfocar en tareas más complejas como la segmentación de la cartera, La segmentación de cartera es el proceso de dividir a los clientes en grupos basados en diferentes criterios, como el historial de pagos, el nivel de riesgo, el tipo de producto o la ubicación geográfica. Podemos segmentar la cartera de cobranza por varios criterios objetivos como puede ser días de mora, rango de mora, zona del cliente, productos adquiridos y otros descriptores de los datos.

4- Indicadores de Cobranza KPI y reportes automatizados.

La medición de indicadores y la generación de reportes en el ámbito de las cobranzas son prácticas cruciales para evaluar el desempeño financiero de una empresa y tomar decisiones estratégicas con fundamento. Los indicadores de cobranza son instrumentos de medición de datos que permiten a las empresas evaluar el rendimiento de sus procesos de cobranza. Estos indicadores de cobranza o KPI, proporcionan una visión clara y cuantitativa de cómo se está gestionando la recuperación de deudas y cuán efectivo es el proceso.

Los indicadores de cobranza, englobados dentro de la categoría de KPI, permiten conocer el rendimiento de un negocio y medirlo tanto en el corto como en el largo plazo. Estos instrumentos de medición buscan mejorar el desempeño general del equipo de cobranzas resaltando las áreas que más atención necesitan.

Los reportes de cobranza son documentos que compilan información detallada sobre las cuentas pendientes de pago de una empresa. El reporte de cobranzas, permite comprobar toda la información respecto de la cobranza que se maneja en la empresa, ya sea las direcciones de los clientes y los montos de los documentos que se adeudan.

Gráficamente este proceso de cobranza eficiente se vería así:

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Todo el proceso de estrategias de cobros explicado en este artículo forma parte de la experiencia que hemos volcado en el sistema de cobranzas Debitia. Debitia administra carteras de cobranza de diversos tamaños e industrias y permite el uso de estrategias de cobro que van a coordinar todo el proceso de cobranza que aquí explicaremos. La utilización y coordinación de los canales de contacto como SMS, mail, WhatsApp esta integrada en Debitia. La elaboración y envió de mensajes de cobro por whatsapp también es administrado en Debitia.